TEMA III ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS

1.- Definir una base de datos y un sistema de administración de base de datos.

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de datos almacenados crece. Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red.

La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo.

Rápidamente surge la necesidad de contar un sistema de administración para controlar tanto los datos como a los usuarios. Y se realiza con un sistema llamado DBMS (Database management system [Sistema de administración de bases de datos]). El DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones de software) para administrar bases de datos, que permite:

• un fácil acceso a los datos

• el acceso a la información por parte de múltiples usuarios

• la manipulación de los datos encontrados en la base de datos (insertar, eliminar, editar)

2.- Nombrar y describir brevemente los tres componentes de un SABD.

El sistema de administración de base de datos tiene tres elementos:

• Un lenguaje de definición de datos.

• Un lenguaje de manejo de datos.

• Un diccionario de datos.

El lenguaje de definición de datos es el lenguaje formal empleado por los programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. El lenguaje de definición de datos define cada elemento de datos como aparece en la base de datos antes de que sea utilizado en programa de aplicación.

La mayoría de SABD tiene un lenguaje especial llamado lenguaje de manejo de datos, que se usa en conjunción con algún lenguaje de programación para manejar los datos en la base de datos. Este lenguaje tiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos de la base de datos para satisfacer las solicitudes de información y/o desarrollar aplicaciones.

El tercer elemento de un SABD es el diccionario de datos. Es una archivo automatizado o manual que almacena definiciones de los elementos de datos y características de los mismos, como su uso, representación física, propiedad (quién en la institución es el responsable de dar mantenimiento de los datos), autorización y seguridad. Muchos diccionarios pueden producir listas e informes de utilización, agrupamientos de datos, de ubicaciones de programas, entre otros. En la figura # 3 se ilustra una muestra de informe de un diccionario de datos que muestra el tamaño, formato, significado y usos de los elementos de datos de una base de datos de recursos humanos. Un elemento de datos representa un campo.

3.- Describir como un sistema de administración de base de datos organiza la información.

Las Bases de Datos son programas que administran información y hacen más ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar.

Sus características pueden ser ventajosas o desventajosas: pueden ayudarnos para almacenar, organizar, recuperar, comunicar y manejar información en formas que serían imposibles sin los computadores, pero también nos afecta de alguna manera ya que existen enormes cantidades de información en bases de datos de las que no se tiene control del acceso

Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el alacenamiento de grandes cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información, con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o distribuirla en formas diversas.

Los tipos de datos que pueden introducirse en una Base de Datos, se dividen en:

*numéricos: se pueden introducir números para identificar partes del archivo, esto identifica la parte que numera al archivo o lo distingue de alguna manera.

*texto: el texto es un nombre que identifica al campo, ya sea el nombre del autor

etiquetas: son los títulos con los que cada campo es designado.
*fórmulas: son datos que aparecen como numéricos pero fueron hechos por medio de fórmulas

Un paquete manejador de bases de datos es más conveniente cuando se esta trabajando con bases de datos, y un administrador de archivos se usa más cuando sólo se esta buscando un archivo desde un procesador de textos.
.- La base de datos reduce información, centralizando datos, accesos y seguridad.
.- reduce la inconsistencia de datos eliminando archivos aislados donde se repiten los mismos datos.

.- los datos son almacenados en una sola aplicación es decir en un solo concepto de base de datos. Ejemplo:

4.- ¿Cuál es la diferencia entre la imagen lógica y la imagen física de los datos?

Imagen lógica: Es la Protección de la información en su propio medio. mediante el uso de herramientas de seguridad. la Seguridad Lógica consiste en la “aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.” Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta que “todo lo que no está permitido debe estar prohibido” y esto es lo que debe asegurar la Seguridad Lógica.

Imagen Física: Es la Protección del sistema ante las amenazas físicas, planes de contingencia, etc. Así, la Seguridad Física, sólo es una parte del amplio espectro que se debe cubrir para no vivir con una sensación ficticia de seguridad. Como ya se ha mencionado, el activo más importante que se posee es la información, y por lo tanto deben existir técnicas, más allá de la seguridad física, que la aseguren. Estas técnicas las brinda la Seguridad Lógica.

5.- Enumerar las ventajas de los SABD.

a.-La complejidad del ambiente de sistemas de información de las instituciones puede reducirse mediante la administración centralizada de los datos, los accesos, el uso y la seguridad.

b.- La redundancia e inconsistencia en los datos puede reducirse al eliminar todos los archivos aislados en los cuales se repiten los mismos elementos de datos.
c-. Las confusiones en los datos pueden eliminarse al proporcionar un control central de la creación y definición de datos.

d- La dependencia en los datos del programa puede reducirse al separar la imagen física (la representación de los datos tales como deberían estar organizados en la realidad en los medios físicos de almacenamiento) de los datos de su ordenamiento físico.

e-. El desarrollo del programa y los costos de mantenimiento pueden reducirse de una manera radical.

f- La flexibilidad de los sistemas de información puede verse enormemente estimulada al permitir consultas rápidas y baratas dentro del volumen de información.
g- El acceso y la disponibilidad de la información pueden incrementarse.
6.- Describir los tres principales modelos de bases de datos y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

MODELOS DE BASE DE DATOS

En la mayor parte de las bases de datos, la estructura de las relaciones sigue uno de tres modelos lógicos de base de datos. Jerárquico de red y relacional.

Estos vínculos muestran la forma en que los usuarios pueden tener acceso a los datos con los programas de aplicaciones. Puesto que los diferentes modelos incluyen distintos vínculos entre datos, cada modelo tiene sus ventajas y desventajas únicas.

modelos jerárquicos (de árbol).

En muchas situaciones, los datos siguen una estructura jerárquica, o en forma de árbol. El los datos se organizan en una estructura descendente, o en forma de una árbol invertido.

El modelo jerárquico es más conveniente para situaciones en donde las relaciones lógicas entre los datos se pueden presentar en forma apropiada con el enfoque de un padre-muchos hijos.

Se tiene acceso a los datos en forma lógica pasando a través de la "generaciones" apropiadas de padres para llegar al elemento de datos que se buscan, y solo hay una ruta de acceso a cualquier elemento particular de datos.

Modelos de red.

Un modelo de red es una ampliación del modelo jerárquico, sin embargo, en lugar de tener solo varios niveles de relaciones de uno a muchos, el modelo de red es una relación de propietario-miembro en la cual un miembro puede tener muchos propietarios.

En una base de datos estructurada como un modelo de red a menudo se puede tener acceso a un elemento de datos en particular a través de más de una ruta.

Modelos relacionales.

Los modelos relacionales se han convertido en los modelos de base de datos de mayor demanda y su popularidad aumentara en el futuro. En el modelo relacional, cada fila de una tabla representa una entidad de dedos, mientras que las columnas de la tabla representan los atributos.

Cada atributo solo puede tomar ciertos valores. Los valores permisibles para dichos atributos se denominan el dominio. El dominio para un atributo en particular indica cuales valores se pueden colocar en cada una de las columnas de la tabla relacional.

Una comparación de modelos de bases de datos.

Cada uno de los modelos de bases de datos que se han visto aquí se utiliza en diversas organizaciones, y cada uno de ellos tiene puntos fuertes y vulnerables. La principal ventaja del modelo jerárquico es la eficiencia del procesamiento. Su sistema de base de datos jerárquico puede requerir monos tiempo para manipular datos que otros modelos de bases de datos. Pues las relaciones entre los datos son menos complejas.

Los modelos jerárquicos también son difíciles de cambiar y las bases de datos quizá presentan dificultades al momento de instalarse. El modelo de base de datos relaciona es con mucho le dé mas demanda. Es más fácil de controlar. Mas fexible e intuitivo que los otros pues organiza los datos en tablas.
El modelo relacional se puede usar también con sistemas de computadoras personales y macrocomputadoras.

7.- ¿Cuales son los cuatro elementos tradicionales de un ambiente de base de datos? Hacer una descripción breve de cada uno de ellos.

Administración de información:

La institución debe desarrollar la función de administración de datos con el poder de definir los requerimientos de información para toda la empresa y con acceso directo a la alta gerencia o dirección.

La administración de la información es responsable de las políticas y procedimientos específicos mediante los cuales los datos pueden ser administrados como un recurso institucional. Entre estas responsabilidades se incluye el desarrollo de la política de información, la planeación de los datos, contemplar un diseño lógico de la base de datos (representación de los datos como debían aparecer ante un programador de aplicaciones o usuario final), y el desarrollo del diccionario de datos así como el seguimiento del uso de los datos por los especialistas en sistemas de información y los grupos de usuarios finales.

-Metodología para planeación y el modelaje de los datos

Como los intereses institucionales servidos por los SABD son mucho más amplios que aquellos del ambiente tradicional de archivos, la empresa requiere de una planeación en todo su ámbito para los datos. El análisis a nivel de empresa, que trata sobre los requerimientos de toda la institución (en contraposición con los requerimientos de las aplicaciones individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos. El fin del análisis de la empresa es identificar las entidades (una persona, lugar, o cosa del cual debe guardarse información), atributos (elemento de información que describe a una entidad en particular; nombre, cédula, edad, entre otros) y relaciones claves que conforman los datos de la institución.

-Tecnología y administración de los datos

Las bases de datos requieren de nuevo software y de un personal capacitado especialmente en las técnicas de los SABD, así como en las nuevas estructuras administrativas. En la mayoría de las corporaciones se desarrolla un grupo de diseño y administración de bases de datos dentro de la división de sistemas de información, que es responsable por los aspectos más técnicos y operativos de la administración de los datos. Las funciones que realiza se denominan administración de bases de datos. Este grupo realiza lo siguiente:

• Define y organiza la estructura y el contenido de la base de datos.

• Desarrolla procedimientos de seguridad para la salvaguarda de la base de datos.

• Desarrolla la documentación (manuales) de la base de datos.

• Da mantenimiento al software de administración de la base de datos.

En estrecha cooperación con los usuarios, el grupo de diseño establece la base de datos física, las relaciones lógicas entre los elementos y las reglas y procedimientos de acceso.

.-Usuarios
Una base de datos sirve a una comunidad más amplia de usuarios que los sistemas tradicionales. Los sistemas relacionales con lenguajes de consulta de cuarta generación permiten que los empleados no especialistas en cómputo tengan acceso a las grandes bases de datos. Además, entre los usuarios se debe incluir a los especialistas entrenados en el cómputo. Con el objeto de optimizar el acceso para los no especialistas, es necesario destinar recursos para capacitar a los usuarios finales. Los profesionales de los sistemas deben ser capacitados de nuevo en el lenguaje de SABD, en los procedimientos de desarrollo de las aplicaciones de los SABDS y en las nuevas prácticas de software.

8.-Describir y comentar sobre los principales retos de la gerencia en la construcción de un ambiente de base de datos.

La tecnología de las bases de datos jerárquica fue por primera vez comercialmente disponible a principios de los setenta, Desde entonces, más modelos sofisticados de bases de datos han aparecido. Sin embargo, el progreso en la creación de un verdadero ambiente de bases de datos en las instituciones ha sido mucho mas lento de lo que se anticipaba. ¿Por qué? Tres retos surgen:

.- Obstáculos institucionales para un ambiente de bases de datos. La implantación de una base de datos requiere de un cambio total a nivel de toda la institución en cuanto al papel que desempeña la información (y los administradores de la información), la asignación de poder a los niveles superiores, la propiedad y el compartir la información y los patrones del acuerdo organizacional. Un SABD es un reto para los ordenamientos existentes en una institución, y por esta razón a menudo genera resistencia política.
En un ambiente tradicional de archivos, cada departamento elabora sus archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas deben ser elaborados tomando en cuenta los intereses totales de la institución en los datos. Por ejemplo, en el pasado el tesorero podía aislar sus datos y aplicaciones de otras personas en la institución. Alguna información que antes “pertenecía” al tesorero ahora debe ser compartida mediante el SABD con usuarios de otros departamentos. De manera natural, el tesorero puede preocuparse de que otros usuarios no traten a los datos financieros con la misma atención y cuidado que el personal de tesorería.

.- Consideraciones de costo/beneficio. Los costos de cambiar a un ambiente de base de datos son tangibles, directos y grandes a corto plazo (tres años). La mayor parte de las empresas adquieren un paquete de SABD comercial y el hardware relativo. Solo el software puede costar medio millón de dólares, con todas las partes del sistema. El nuevo hardware puede costar 1 o 2 millones de dólares adicionales al año. Muy pronto se hace evidente para la alta gerencia que un sistema de base de datos es una inversión enorme. Aún cuando la institución haya gastado el dinero en el hardware y el software para un ambiente de base de datos, puedo no cosechar beneficios que debiera porque no desea realizar los cambios organizacionales requeridos.

Desafortunadamente, los beneficios del SABD son con frecuencia intangibles, penosos a largo plazo (cinco años). Los sistemas que el SABD busca sustituir en general operan aunque sean ineficientes. Además, ya se han gastado varios millones de dólares en el curso de pocos años para diseñar y mantener los sistemas actuales. Las personas en la empresa comprenden el sistema actual luego de largos periodos de capacitación y de socialización. Por todas estas razones, y a pesar de las ventajas evidentes del SABD, los costos a corto plazo de desarrollar el sistema a menudo parecen tan grandes como los beneficios. Cuando los costos de políticas a corto plazo se añaden a la ecuación, resulta conveniente para la alta gerencia diferir la inversión en bases de datos. Los beneficios evidentes del SABD tienden a ser severamente minimizados por los administradores, en especial aquellos no familiarizados con (y probablemente en contra de) los sistemas. Además puede no ser rentable, desde el punto de vista de costos, construir una base de datos a nivel de toda la institución que integre todos los datos existentes en ella.

.- Ubicación en la institución de la función de administración de información. Muchas organizaciones que buscan evitar grandes compromisos y cambio organizacional empiezan (y terminan) por comprar un SABD y colocarlo en manos de un grupo de base de datos de bajo nivel en el departamento de sistemas de información. En general, esto conduce a un enfoque de un uso mínimo de la base de datos; esto es, sistemas pequeños de base de datos serán desarrollados para distintas divisiones, áreas funcionales, departamentos y oficinas. En última instancia, esto resulta en bases de datos incompatibles en toda la empresa y se fracasa en alcanzar el objetivo real. ¿Cuál es la función de la información y quién debe administrarla para la institución como un todo? Los altos directivos deben estar preparados para implantar una función de administración de la información y una metodología de planeación de datos al más alto nivel directivo.

9.- Conclusión del tema.

Así pues combinando el moderno software de Base de Datos con las nuevas técnicas y herramientas de gestión administrativo se puede construir Sistemas para la presupuestación y control de gastos, lo cual se permite lograr importantes incrementos en la rentabilidad, como así también contar con medios apropiados para la oportuna toma de decisiones.

Lograr información exacta, oportuna y relevante es la consigna del momento, sin contar con información que reúna estas condiciones la empresa viaja a la deriva, como el navegante al que las nubes no permiten ver las estrellas para su orientación.

Información rápida y exacta que se concentre en los datos claves y relevantes permite a la dirección de la empresa una conducción tanto operativa como táctica que permita no sólo lograr los objetivos estratégicos, sino además superar a la competencia en la lucha por la participación del mercado.